Nyt regnskabssystem skal give smidigere medlemsbetjening
I løbet af sommeren tager Skovdyrkerne et nyt fælles regnskabssystem i brug, som skal lette og effektivisere administrationen. Medlemmerne vil blandt andet opleve, at fakturaer og afregninger ændrer udseende.
Hen over sommeren vil du som medlem af Skovdyrkerne møde en ny regnskabshverdag. Vi indfører et nyt centralt regnskabssystem på tværs af alle foreninger.
Systemet hedder Business Central. Det er en Microsoft-løsning, som skal afløse Skovdyrkernes nuværende systemer og skabe en mere ensartet måde at arbejde på i hele organisationen.
– Tidligere er der blevet brugt forskellige systemer på tværs af skovdyrkerforeningerne. Det har gjort nogle arbejdsgange mindre smidige, end de behøvede at være.
– Det ændrer vi nu, sådan at vi benytter det samme system på tværs af alle foreninger. Det mener vi er fornuftigt, effektivt – og rettidig omhu, siger Kenneth Holmbech, økonomichef, Skovdyrkerne DK.
Ét system
Bag ændringen ligger et ønske fra ledelsen om at samle regnskabsarbejdet på samme platform for alle foreninger.
Ifølge økonomichefen vil den nye løsning gøre det nemmere og mere smidigt at være kontoransat i Skovdyrkerne. I dag arbejder der to administrative medarbejdere i hver forening.
– Vores kontormedarbejdere kommer nu til at arbejde i det samme system, uanset hvilken lokalforening, de arbejder fra. Det betyder, at vores dygtige personale får nemmere ved at dele viden og hjælpe hinanden. Det bliver også nemmere at vikariere for hinanden i ferier eller ved sygdom, siger Kenneth Holmbech.
Han peger også på sikkerhed som et vigtigt argument for ændringen.
– Det nye system ligger i skyen hos Microsoft – og ikke på egne servere. Det bliver løbende opdateret, og vi er under Microsofts sikkerhedspakke. Det mener vi er det eneste rigtige, når vi behandler vores medlemmers fortrolige oplysninger, siger Kenneth Holmbech.
Medlemmerne vil kunne se forskel
For medlemmerne bliver ændringen først og fremmest synlig i de dokumenter, man modtager fra Skovdyrkerne.
– Fakturaer, afregninger og kontoudtog vil få et anderledes udtryk, når det nye system er rullet ud. Vi håber, at vores medlemmer tager godt imod ændringerne, siger økonomichefen.
På grund af det nye system vil medlemmerne i år modtage kontingentopkrævning og forsikringsopkrævning inden sommerferien.
Kenneth Holmbech gør det klart, at der er mange praktiske opgaver forbundet med overgangen. Medarbejderne skal lære det nye system at kende og arbejde nye rutiner ind.
– Vi er klar over, at en så gennemgribende omlægning kan resultere i fejl – ikke mindst i den kommende periode fra 1. juli, hvor overgangen sker.
– Som medlem kan man måske også opleve, at serviceniveauet er lavere i en periode – for eksempel i form af længere svartider. Det håber vi, at medlemmerne vil vise forståelse for. Vi vil gøre alt, hvad vi kan, for at få det indkørt så effektivt som muligt og at få rettet de fejl, der måtte komme, siger økonomichefen.
Stort forarbejde
Forud er der gået et stort forarbejde.
Allerede i efteråret blev medarbejderne inddraget i drøftelser om, hvordan systemet skal opsættes, så det fungerer mest effektivt til Skovdyrkernes behov.
– Her i foråret er vi i fuld gang med at teste systemet. Vores plan er, at medlemmerne møder systemet fra og med august, hvor der vil blive udsendt fakturaer, kontoudtog og afregninger i det nye system, siger Kenneth Holmbech.
Han forventer, at systemet kommer til at lette arbejdsgangene markant på længere sigt.
– Nu skal vi over indkøringsfasen. Men på sigt er jeg ikke i tvivl om, at det her er den rigtige beslutning. Når færre kræfter kan løse de samme opgaver på tværs af foreningerne, kommer det både medarbejderne og medlemmerne til gode, fastslår Kenneth Holmbech.
